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    Guia para Lavratura de Atas no Computador


1. Formatação do texto da ata


1.1. As fontes recomendadas são: "ARIAL", "COURIER NEW", "TIMES NEW ROMAN"; podem ser encontradas em praticamente todos os processadores de textos. A fonte escolhida deverá ser usada em todas as atas que compuserem o livro; não se deve usar fontes diferentes entre as atas. O tamanho padrão de fonte é 12 no caso das fontes "COURIER NEW" e "TIMES NEW ROMAN" (fontes com serifa), e 11 no caso da fonte "ARIAL" (sem serifa). Quando essas fontes não estiverem disponíveis, outras semelhantes poderão ser utilizadas. A fonte "COURIER NEW" é do tipo fixa e as fontes "ARIAL" e "TIMES NEW ROMAN" são variáveis. A que mais se assemelha à letra da máquina de escrever é a "COURIER NEW" e seu uso é recomendado.

1.2. O espaçamento entre linhas deve ser duplo, para permitir maior clareza do texto e tornar sua leitura mais fácil e menos cansativa.

1.3. Todo o corpo de uma ata deve constituir um só parágrafo. Na linguagem dos processadores de texto isto significa que não se deve dar o sinal de ENTER entre a primeira e última letra do texto principal da ata.

1.4. Transcrições extensas e especiais tais como: ata de eleição ou posse de novos diretores,  atas da assembléia da Associação de Moradores, estatutos, regimentos internos, etc devem ser impressos com caracter do tipo itálico no corpo de atas; a finalidade é diferenciar esses textos em relação ao texto normal de uma ata.

1.5. Todo o título de ata deve ser feito com texto centralizado, letras em negrito e de tamanho igual a 14 pt.

1.6. Todos os tópicos ou divisões de uma ata devem ser realçados com a fonte em negrito.

1.7. Toda ata deve começar em uma folha nova e para isso deve-se usar o recurso de inserir quebra de páginas, presentes nos programas processadores de textos. O uso do traço diagonal para os espaços de linha deixados em branco numa folha é obrigatório, como no processo tradicional.

2. Considerações Legais


2.1. Todas as folhas devem ter a rubrica original do presidente junto ao número da página e devem ter a assinatura do secretário no final de cada ata.

2.2. Atas técnicas e importantes do ponto de vista civil, tais como: eleição da diretoria e do Conselho Fiscal, autorização de compra/venda de imóveis, doações, etc, devem ter sempre a assinatura do presidente e do secretário quando forem registradas.

3. Registro em Cartório


3.1. Os procedimentos para registro de atas, livros e estatutos devem sempre ser verificados no cartório local. (ver endereços dos cartórios em Petrópolis)

3.2. Para registrar uma ata é necessário antes o registro do estatuto. Assim, no cartório em que tiver sido registrado o estatuto, deve ser também registrada a ata. Não se deve deixar de mencionar no requerimento de registro de ata que a Associação já tem seu registro naquele cartório sob determinado número.

3.3. Para registrar o estatuto, as assinaturas do presidente, do secretário e de um advogado se fazem necessárias no corpo do documento (estatuto), todas com reconhecimento de firma. Junto à assinatura do advogado deve ser colocado o número de registro na O.A.B. (Ordem dos Advogados do Brasil).

3.4. Todo livro deve preferencialmente ser registrado em cartório. Não existe na legislação a obrigação de se fazer o registro do livro, entretanto é uma prática que deve ser prudentemente adotada pois o livro pode eventualmente ser solicitado por exigência judicial. A obrigação do registro do livro deve ser regulada pelo Conselho Fiscal (com poder de fiscalização) através de resolução ou regimento interno.

4. Termo de Abertura / Encerramento


4.1. Deve ser incluído o termo de abertura, da seguinte forma: "Contém este livro [número de páginas por extenso] páginas numeradas de 1 a [número de páginas] e assinaladas com a rubrica do presidente, como segue, _________, e destina- se à transcrição das atas das reuniões da Associação de Moradores, com sede à [endereço da sede conforme os estatutos], inscrito no CNPJ [número do CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas] do Ministério da Fazenda, cujos estatutos estão registrados sob número [número do registro] no [número do cartório] Cartório de Registro de Títulos e Documentos na cidade de [nome da cidade e estado], feitas por sistema de folhas soltas através de editoração eletrônica em computador, encadernadas, e sendo o livro, que toma o número [número seqüencial], registrado no [número do cartório] Cartório de Registro de Títulos e Documentos".

4.2. O termo de encerramento deve ser da seguinte forma: "Contém este livro [número de páginas por extenso] páginas numeradas de 1 a [número de páginas] e assinaladas com a rubrica do presidente, como segue, _________, e destinou- se à transcrição das atas das reuniões da Associação de Moradores Modelo, com sede à [endereço da sede conforme os estatutos], inscrito no CNPJ [número do CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas] do Ministério da Fazenda, cujos estatutos estão registrados sob número [número do registro] no [número do cartório] Cartório de Registro de Títulos e Documentos na cidade de [nome da cidade e estado], feitas por sistema de folhas soltas através de editoração eletrônica em computador, encadernadas, e sendo o livro, que tomou o número [número seqüencial], registrado no [número do cartório] Cartório de Registro de Títulos e Documentos".

4.3. O termo de abertura faz parte das folhas numeradas e deve ser feito na primeira folha numerada. O termo de encerramento deve ser feito na última página numerada do livro.

4.4. Na página do termo de abertura deve constar a assinatura de um contador credenciado (com seu número de registro), além da assinatura do presidente, todas com reconhecimento de firma.

4.5. A data de abertura e a data de encerramento devem ser iguais. A data escolhida deverá ser maior ou igual à data do último exame do livro realizado pelo Conselho Fiscal.

5. Configuração de Página


5.1. O papel a ser usado deve ser do tipo A4, cor branca, de 210 milímetros de largura por 297 milímetros de altura, facilmente encontrado em livrarias e papelarias. A gramatura, i.e. a densidade do papel, nunca deve ser menor que 75 g/m2 ; é recomendável que seja 90 g/m2.

5.2. Os números de página deverão ser impressos na parte superior direita de cada folha, à semelhança dos livros encontrados em papelarias; estes números deverão ser em tamanho 18 pts.

5.3. As margens das folhas onde serão impressas as atas deverão ser: Esquerda =3cm; Direita=3cm; Superior = 3cm; Inferior=3cm.

6. Encadernação


6.1. Nenhum livro feito pelo sistema de folhas soltas poderá ser apresentado para exame na Assembléia Geral Ordinária ou Extraordinária sem que esteja devidamente encadernado.

6.2. A encadernação deve obedecer a um padrão no que diz respeito à capa e identificação do livro.

6.3. A capa do livro deve ser de cor preta. As letras usadas para fazer as inscrições (identificação) do livro devem ser na cor dourada. O tamanho e disposição das letras deve ser semelhante ao mostrado nos anexos.

6.4. Todo o livro deverá ter um "costado" (lombada) para facilitar sua identificação quando arquivado em prateleiras (normalmente em pé). O "costado" deverá ser de pelo menos 1 cm de largura onde deve sempre ser anotado o número do livro na parte superior, o nome da Associação de Moradores no centro e na parte inferior o ano civil em que foram registradas a maioria das atas.

6.5. Devem ser deixadas duas folhas em branco, sem numeração, sendo uma antes da primeira folha numerada e outra após a última folha numerada. Na última folha numerada, frente ou verso, deverão ser transcritas as observações feitas pelo Conselho Fiscal durante o exame do livro.

7. Impressão


7.1. Deve ser evitada a impressão final do livro em impressoras do tipo jato-de-tinta (inkjet), pois borram facilmente sob ação de água. Devem ser usadas preferencialmente as impressoras matriciais ou à laser; a impressão à laser é a mais recomendada.

7.2. O uso dos corretores ortográficos dos processadores de textos é altamente recomendado para evitar os erros de digitação.

7.3. Não se deve imprimir textos nos versos das folhas; apenas a frente de cada folha deverá ser utilizada.

7.4. Após ter todo o trabalho pronto, com todas as correções feitas, deve-se usar o recurso de hifenização e alinhamento de ambas as margens (esquerda e direita) para garantir um bom acabamento estético.

8. Preservação


8.1. O secretário da Associação de Moradores, ou ainda a pessoa ou empresa contratada para a digitação e diagramação das atas, deve sempre manter 2 cópias de segurança em disquetes. Uma cópia deve sempre ficar com o secretário. Estes disquetes de segurança devem ser usados pelo menos uma vez por ano para garantir que a conformação magnética seja mantida inalterada.

8.2. É recomendável que, tão logo seja feita a impressão e encadernação do livro, as Associações de Moradores façam uma microfilmagem do livro. (Em Petrópolis, o Centro Alceu Amoroso Lima para a Liberdade, localizado no bairro Mosela, tem condições de efetuar este serviço).

8.3. Sempre que possível, o secretário deve usar senhas eletrônicas nos arquivos das atas para evitar que sejam adulterados por outrem. Recomenda-se registrar as senhas em local seguro. Outra forma é salvar os arquivos em formato PDF que podem ser lidos no ADOBE READER. (Saiba mais...)

8.4. Deve-se manter um arquivo de disquetes contendo as atas, devidamente identificados. Esse procedimento é fundamental para utilização posterior dos arquivos quando houver mudança dos secretários.

9. Programas de Computador


9.1. Os programas recomendados para a elaboração dos textos são os processadores de texto que operam em ambiente Windows, compatíveis com a linha PC, e que sejam capazes de fornecer os requisitos de formatação aqui apresentados.

9.2. Na falta de recursos de equipamento ou de software, os processadores compatíveis com o sistema operacional DOS poderão ser utilizados. Nesse caso deve-se observar atentamente se atenderão aos padrões de formatação exigidos nestas normas.

10. Generalidades


10.1. Para abertura de conta bancária, a primeira ata poderá ser lavrada provisoriamente à máquina ou pelo computador e devidamente registrada. Não se deve esquecer que os cartórios exigem a qualificação dos membros da diretoria, as quais devem constar em ata. (Nome, profissão, carteira de identidade, CPF, estado civil, nome do conjuge e regime de casamento).

10.2. Deve ser usado um livro a cada dois anos, coincidindo com o período de mandato da Diretoria Executiva. Todos os livros devem ser apreciados no mínimo anualmente pelo Conselho Fiscal.

10.3. Os rascunhos das atas, quando feitos à mão, devem ser guardados pelo secretário para posterior conferência, pelo menos até o exame do livro pelo Conselho Fiscal imediatamente posterior.

10.4. Quanto ao processo de aprovação das atas, recomenda-se não deixar passar mais do que três reuniões sem que se aprove uma ata. De maneira especial, as atas de Assembléias Gerais das Associações de Moradores deverão ser transcritas no corpo de atas das reuniões de diretoria na primeira reunião imediatamente seguinte à referida assembléia.

10.5. Anotações paralelas feitas à mão nas margens das atas devem ser evitadas por razões estéticas. Por serem dotados de mecanismos de busca, os programas podem localizar palavras.

10.6. A preparação e uso de modelos é altamente recomendado para o secretário. Quando não for possível fazer a edição da ata em computador durante as reuniões, é salutar fazer as anotações em determinados modelos e arquivá-los numa pasta "RASCUNHO DE ATAS" para edição posterior.

10.7. É recomendável que o secretário faça um arquivo eletrônico para cada reunião ou ata, juntando todas as atas em um só arquivo para a impressão final e encadernação.

10.8. Os nomes de arquivo para cada ata devem, em princípio, considerar o ano e o número seqüencial da reunião. No caso de se usar um número seqüencial contínuo para as atas, bastará o número. Exemplo: ATA9501.DOC refere-se à ata da primeira reunião do ano civil de 1995; ATA364.DOC refere-se à ata da 364ª reunião da Assembléia; ATAS1995.DOC refere-se às atas reunidas entre as reuniões ordinárias em 1994 e 1995.

[ADAPTADO DO GUIA PARA LAVRATURAS DE ATAS DA IGREJA PRESBITERIANA INDEPENDENTE DO BRASIL]


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